Hinweise und konkrete Tipps zu Aktionen / Challenges - oder auch: Aus Spaß wurde Ernst und der ist jetzt drei Jahre.

[KölnKräuter]

Vorab 1: Dies ist keine Rechtsberatung. Wer solche möchte, kann sich kostenpflichtig an einen Rechtsanwalt und kostenfrei an die unten genannten Stellen wenden.

Vorab 2: ich finde jede, wirklich jede Community-Aktion absolut super und meine Hinweise sind nur dafür gedacht, dass niemand wegen einer tollen Aktion rechtliche Probleme bekommt.

A. Grundsatz: Ist ein Gewerbe anzunehmen?​

1. Müssen die Teilnehmer bezahlen?

• Nein →Kein Gewerbe (solange keine Sponsoren, keine sonstigen Einnahmen).
• Ja → weiter zu Punkt 2.

2. Findet die Veranstaltung regelmäßig statt? (z. B. jährlich, wiederkehrend, öffentlich angekündigt)

• Nein (nur einmalig / sporadisch) →Kein Gewerbe, aber § 22 Nr. 3 EStG (sonstige Einkünfte) prüfen, wenn Gewinn > 256 €.
• Ja → weiter zu Punkt 3.

3. Wird die Veranstaltung öffentlich beworben / steht jedem offen?

• Nein, rein privat/geschlossen → eher kein Gewerbe, aber Steuerpflicht möglich (Einnahmen = sonstige Einkünfte).
• Ja → weiter zu Punkt 4.

4. Gibt es Einnahmen über die Teilnahmegebühren hinaus? (z. B. Sponsoren, Werbung, Produktplatzierungen)

• Nein → weiter zu Punkt 5.
• Ja →Gewerbe, unabhängig von Höhe der Einnahmen.

5. Übersteigen Einnahmen dauerhaft die Kosten oder soll dies erreicht werden? (dabei zählt: objektiv Gewinnerzielungsabsicht, nicht „gefühlt“. Eine Aussage "ich mache keinen Gewinn dabei" ist irrelevant.)

• Nein und klarer Nachweis (!) dafür →Liebhaberei, aber trotzdem Gewerbeanmeldung nötig, wenn es öffentlich & entgeltlich ist.
• Ja →Gewerbebetrieb nach § 15 EStG.

B. Wenn Gewerbe → Welche Pflichten?​

6. Umsatz unter 22.000 € pro Jahr?

• Ja → Wahlrecht: Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) möglich → keine Umsatzsteuer, aber Gewerbe + EÜR + Einkommensteuerpflicht.
• Nein → Umsatzsteuerpflicht + Voranmeldungen.

7. Werden Rechnungen oder Teilnahmebestätigungen ausgegeben?

• Nein → keine Pflicht, aber Einnahmen müssen trotzdem in EÜR.
• Ja → bei Kleinunternehmer: Hinweis
  „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

C. Gilt DSGVO?​

1. Werden personenbezogene Daten online erhoben?
(z. B. Name, Adresse, E-Mail über ein Anmeldeformular)

• Nein → DSGVO nicht anwendbar.
• Ja → weiter zu Punkt 2.

2. Ist die Veranstaltung rein privat (Freundeskreis, ohne Öffentlichkeit)?

• Ja → DSGVO greift nicht (Haushaltsausnahme).
• Nein →DSGVO vollständig anwendbar → Informationspflicht, Datenschutzerklärung etc.

D. Welche Rechte müssen eingeholt werden?​

3. Werden Fotos oder Videos von Teilnehmern veröffentlicht?

• Nein → keine besondere Einwilligung notwendig.
• Ja → weiter zu Punkt 4.

4. Werden die Bilder/Videos kommerziell oder öffentlich genutzt? (z. B. YouTube/Instagram/Website)

• Nein → einfache Einwilligung ausreichend.
• Ja → Erforderlich:
  • konkrete Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  • klarer Zweck („Berichterstattung über Challenge“)
  • Widerrufsrecht jederzeit
  • keine „uneingeschränkten Nutzungsrechte“ (unwirksam)
  • Minderjährige: Einwilligung der Eltern

5. Werden die gesammelten Daten Dritten gegeben (z. B. Sponsoren, YouTube)?

• Nein → keine zusätzlichen Anforderungen.
• Ja: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) prüfen,
  • Datenschutzinformationen erweitern,
  • Übermittlung EU/Drittland bewerten.

E. Website & Formulare​

6. Gibt es ein Online-Anmeldeformular?

• Nein → DSGVO-Pflichten reduziert.
• Ja → Pflicht zu
  • Datenschutzerklärung
  • Impressum (nicht mehr privat)
  • Zweckbindung
  • Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO
  • SSL-Verschlüsselung

7. Werden Cookies oder Tracking-Tools genutzt?

• Nein → kein Cookie-Banner nötig.
• Ja → Cookie-Banner mit echter Wahlmöglichkeit nötig (Opt-in, kein „weiter heißt akzeptiert“).

F. Verbraucherrecht (ergänzend, aber wichtig)​

8. Anmeldegebühr wird online gezahlt?

• Nein → kein Fernabsatz.
• Ja → weiter zu Punkt 9.

9. Wird die Leistung nicht sofort erbracht (z. B. nur Samentüte später)?

• Ja → Pflicht zu Widerrufsbelehrung + Widerrufsformular.
• Nein (Samentüte sofort per PDF/Download/Email) → Widerrufsrecht kann erlöschen, aber nur bei vorheriger Zustimmung des Nutzers.

Zwischenstand​

Jetzt wissen wir, WAS wir machen müssen. Kommen wir dazu, WIE wir das machen.

1. Gewerbeanmeldung​

Sobald jemand regelmäßig entgeltliche Leistungen öffentlich anbietet, ist das ein Gewerbe (§ 14 GewO).
Erforderlich:

• Anmeldung beim örtlichen Gewerbeamt (Wohnsitzgemeinde).
• Tätigkeit angeben, z. B. „Organisation und Durchführung einer jährlich stattfindenden Pflanzen-Challenge mit Teilnahmegebühr und Sponsoren“.
• Einmalige Anmeldegebühr (meist 20–60 €).
• Automatische Meldung an Finanzamt & IHK.

Auch wenn kein Gewinn erzielt wird: die Anmeldung ist Pflicht, sobald eine entgeltliche Tätigkeit regelmäßig stattfindet.

2. Steuerliche Registrierung​

Nach der Gewerbeanmeldung schickt das Finanzamt den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ (online über ELSTER).
Darin:

• voraussichtliche Umsätze & Gewinne angeben,
• Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) wählen → keine Umsatzsteuerpflicht,
• Steuernummer wird erteilt.

Solange der Jahresumsatz < 22 000 € bleibt:

• keine Umsatzsteuer in Rechnungen,
• keine USt-Voranmeldungen,
• keine USt-Zahllast → rein einkommensteuerlich relevant.

3. Buchführungspflichten​

Nur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nötig.

• Einnahmen: Teilnehmergebühren, Sponsoren.
• Ausgaben: Samen, Porto, Webhosting, Verpackung, ggf. Preise.
• Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre (Belege, Kontoauszüge).

Jährlich:

• Anlage G in der Einkommensteuererklärung ausfüllen (Gewerbebetrieb).
• Wenn Gewinn < 410 € → Steuer = 0 €. (Grundfreibetrag + Härteausgleich nach § 46 EStG).

4. Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)​

Weil Umsatz < 22 000 €:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Keine Vorsteuer abziehbar.
• Auf Rechnungen / Quittungen (sofern überhaupt ausgestellt) muss stehen:
  

  „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Aber: Wer später wächst (z. B. > 22 000 €), muss das dem Finanzamt melden.

5. Sponsorenleistungen​

• Sponsoringeinnahmen sind Betriebseinnahmen.
• Auch hier gilt: keine Umsatzsteuer (wenn Kleinunternehmer), aber steuerpflichtiger Gewinn.
• Sachleistungen (z. B. Töpfe, Düngemittel, Werbebanner) müssen mit Marktwert als Einnahme angesetzt werden.

6. Impressum & DSGVO​

Da die Website nicht rein privat ist, gelten:

• vollständiges Impressum (§ 5 TMG),
• Datenschutzerklärung nach DSGVO,
• ggf. Cookie-Banner (wenn Tracking oder Formular).

Das Anmeldeformular erfasst personenbezogene Daten → DSGVO gilt vollständig. Informationspflicht, Aufbewahrungsdauer, Widerrufshinweis, etc.

7. Nutzungsrechte / Bilder​

Eine Formulierung á la

„uneingeschränkte Nutzungsrechte an allen Bildern und Videos“

ist nicht rechtskonform:

• DSGVO und Urheberrecht erfordern konkrete Zwecke und Widerrufsmöglichkeit.
• Empfehlung: Zustimmung präzisieren („zur Berichterstattung im Rahmen der Challenge, auf YouTube und Instagram“).
• Widerruf muss möglich bleiben.

8. Widerrufsrecht​

Weil die Anmeldung online erfolgt und eine Teilnahmegebühr gezahlt wird:

• Es handelt sich um einen Fernabsatzvertrag (§ 312c BGB).
• Verbraucher haben 14 Tage Widerrufsrecht, es sei denn:
  • Die Leistung wird sofort erbracht (z. B. Versand der Samen) und
  • der Teilnehmer stimmt ausdrücklich zu, dass das Widerrufsrecht erlischt.

Wenn kein Widerrufsformular vorhanden → Verstoß gegen Verbraucherrecht.

9. War alles nur Spaß? Nein.​

Wenn der Veranstalter nichts davon tut …
Dann liegt ein Verstoß gegen mehrere Vorschriften vor:

Bereich	Verletzung	Mögliche Konsequenz
Gewerbeordnung	fehlende Gewerbeanmeldung	Bußgeld bis 1.000 €
Steuerrecht	keine Steuererklärung	Schätzung + Nachversteuerung + evtl. Verzugszinsen
Umsatzsteuer	keine Angabe / falsche Angaben	ggf. Nachzahlung, Bußgeld
DSGVO	fehlende Einwilligung / Datenschutzerklärung	Abmahnung / Bußgeld bis 20 Mio € (theoretisch, in Praxis 200–5.000 €)
Fernabsatzrecht	kein Widerrufshinweis	Abmahnfähig (Wettbewerbsrecht)

TLDR:​

Steuer / Gewerbe​

1. Zahlen Teilnehmer Geld?
   • Nein → kein Gewerbe.
   • Ja → weiter.
2. Regelmäßig / jährlich?
   • Nein → sonstige Einkünfte (§ 22 EStG).
   • Ja → weiter.
3. Öffentlich beworben?
   • Nein → privat, aber steuerpflichtig.
   • Ja → Gewerbe.
4. Sponsoren?
   • Ja → Gewerbe, immer.
5. Einnahmen > Kosten oder sollen > Kosten werden?
   • Ja → Gewerbebetrieb.
   • Nein → trotzdem Gewerbeanmeldung nötig bei öffentlicher entgeltlicher Tätigkeit.

Datenschutz​

1. Werden personenbezogene Daten erhoben?
   • Nein → DSGVO nein.
   • Ja → DSGVO ja.
2. Privates Umfeld?
   • Ja → DSGVO nein.
   • Nein → DSGVO ja.
3. Bilder/Videos veröffentlicht?
   • Ja → Einwilligung + Widerrufsrecht.
   • Nein → normale Datenschutzerklärung reicht.
4. Kommerzielle Nutzung / Social Media?
   • Ja → präzise Einwilligung + Widerruf.
   • Nein → einfache Einwilligung.
5. Online-Anmeldung?
   • Ja → Impressum + Datenschutzerklärung + SSL.
6. Online-Zahlung?
   • Ja → Fernabsatzrecht (Widerrufsrecht).

Nachwort1: Dies ist keine Rechtsberatung. Wer solche möchte, kann sich kostenpflichtig an einen Rechtsanwalt und kostenfrei an die oben genannten Stellen wenden. Z.B. Finanzämter müssen dazu beraten.

Nachwort 2: Die obigen Hinweise sind nur dafür gedacht, dass niemand wegen einer tollen Aktion rechtliche Probleme bekommt. Es soll mehr Aktionen / Challenges geben, nicht weniger.

 

[KölnKräuter]

Nun könnte man denken:

„Ich dokumentiere alles“ – bringt das etwas?​

Kurz: Nein, das löst kein einziges der relevanten Probleme. Egal wie viele Tabellen, Kassenbelege oder Erklärungen man sammelt:

• die Frage, ob Gewerbe vorliegt,
• die Frage, ob Umsatzsteuer anfällt,
• die Frage, ob DSGVO gilt,
• die Frage, ob Impressumspflichten bestehen,
• die Frage, ob AGB unwirksam sind

→ hängt nicht von einer Dokumentation ab, sondern von der objektiven Realität der Tätigkeit.

„Keine Gewinnerzielungsabsicht“ lässt sich nicht herbeibeweisen. Der Gesetzgeber definiert Gewinnerzielungsabsicht objektiv, nicht subjektiv.

Beispiel:
Wenn jährlich 600–1.200 € eingenommen werden und die Veranstaltung öffentlich beworben wird, ist das automatisch ein Gewerbe – unabhängig davon, ob man als Veranstalter behauptet, man verdiene nichts. Das Finanzamt prüft keine „Docu-Folder“, sondern TATSACHEN

Sie prüfen:

• Regelmäßigkeit
• Öffentlichkeit
• Entgeltlichkeit
• Sponsoring
• Ziel der Maßnahme

→ Dokumentation ist höchstens für die spätere EÜR hilfreich – aber sie entbindet nicht von der Gewerbeanmeldepflicht. "Nicht angemeldet" bedeutet "nicht angemeldet".

Fazit:

Dokumentation schützt nicht vor Gewerbe-, Steuer- und DSGVO-Pflichten. Punkt.

„Ich gründe einen Verein, um rechtlich sicher zu sein.“​

– funktioniert das? Kurz: Nein – ein Verein macht es komplizierter, teurer und risikoreicher.

Ein Verein in Deutschland ist nur sinnvoll, wenn gemeinnützige Zwecke verfolgt werden. Z.B.. eine Pflanzen-Challenge mit Teilnahmegebühr und Sponsoren ist kein gemeinnütziger Zweck. Punkt.
Ein Verein braucht 7 Gründungsmitglieder. Ohne 7 natürliche Personen kein eingetragener Verein.
Ein Verein braucht Satzung + Gründungsversammlung + Vorstand. Das ist viel Bürokratie, die ein Einzelunternehmer nicht hat.
Ein Verein unterliegt strengen Formalien

• Kassenprüfung
• Mitgliederversammlung
• Eintragung im Vereinsregister
• Protokolle
• Haftungsregeln
• Kassenführung nach Vereinsrecht
• Verantwortung des Vorstands nach BGB

Ein Verein kann NICHT beliebig wirtschaftlich handeln! Das wäre wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb → führt zur Körperschaftsteuerpflicht. Genau das will der man eigentlich vermeiden.

Ein Verein ersetzt keine DSGVO- oder Steuerpflichten. Auch ein Verein muss:

• Impressum haben
• Datenschutzerklärung haben
• Widerrufsrecht umsetzen
• Einnahmen versteuern (KSt, USt)

Damit hat man mehr Pflichten als mit einem einfachen Gewerbe. Ein Verein ist ineffizient und riskant für eine kleine Jahresveranstaltung. Niemand gründet für 600–1.200 € Jahresumsatz einen Verein. Das ist, als würde man für ein Gartenfest eine GmbH gründen.

Fazit:

Ein Verein ist mehr Verwaltung, nicht weniger. Und er löst kein einziges der Kernprobleme.

Vergleich: Gewerbe vs. Verein – was ist WIRKLICH einfacher?​

Kleingewerbe (korrekt angemeldet), Verwaltungsaufwand pro Jahr:

• 1× Gewerbeanmeldung (20–60 €)
• 1× Anlage G (Steuererklärung)
• 1× EÜR (5-Minuten-Excel)
• optional: Kleinunternehmerregelung → keine Umsatzsteuer
• keine MV, keine Satzung, kein Vorstand, kein Kassenprüfer

Verein (für diese Art Veranstaltung), Verwaltungsaufwand pro Jahr:

• Satzung erstellen
• 7 Mitglieder finden
• Vorstand wählen
• Mitgliederversammlung organisieren
• Eintragung ins Vereinsregister
• Protokolle schreiben
• Kassenbuch führen
• Vereinsrecht beachten
• wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb steuerpflichtig
• Haftungsrisiko des Vorstands
• DSGVO-Pflichten identisch wie beim Gewerbe
• Impressumspflicht weiter vorhanden

→ realistisch 10–20× mehr Aufwand als ein Kleingewerbe.

TLDR:​

Dokumentation schützt vor GAR NICHTS. Sie ersetzt keine Gewerbeanmeldung, keine steuerliche Erfassung und keine DSGVO-Konformität.
Ein Verein macht ALLES schlimmer. Mehr Verwaltung, mehr Pflichtformalia, mehr Risiko, mehr Steuern (KSt statt ESt).
Das Einfachste, Schnellste, Sicherste ist: Einfach ein Kleingewerbe anmelden. → 20–60 €, 5 Minuten Aufwand, und alle Probleme sind gelöst. Alles andere ist Selbstbetrug oder gefährliche Fehleinschätzung.
Und die ganzen Datenschutzthemen wie illegale catch-all-Klauseln in legale Varianten ändern, das muss man sowieso, falls bestehend.